Kohti tiedolla johtamista

Suurten ja monimutkaisten investointihankkeiden johtamisessa on edelleen haasteena ajantasaisen tiedon saaminen projektijohdon käyttöön. Toimivaa tapaa tähän ei ole vielä kyetty kehittämään, vaikka tietomallit ja niiden käytön yleistyminen onkin periaatteessa tarjonnut siihen mahdollisuuksia. Nyt tilanne on kuitenkin muuttumassa. Fimpecissä olemme edenneet niin pitkälle, että olemme ottamassa hankkeissamme käyttöön ratkaisun, joka mahdollistaa aidon tiedolla johtamisen. Se on mallipohjainen, käyttäjille yksinkertainen, visualisoitu, ajantasainen sekä mahdollistaa vaihtoehtojen tutkimisen ja optimoinnin.

Miten mahdollistamme tiedolla johtamisen ja miksi onnistumme siinä?

Ratkaisumme perustuu tietomallien hyödyntämiseen ja sen yhdistämiseen muuhun investointihankkeissa yleisesti tuotettavaan tietoon. Ratkaisu linkittyy tiiviisti jo käytössä olevaan automaattiseen määrälaskentapalveluumme, jonka avulla on mahdollista seurata määrätietoja ja niiden muutoksia tarkasti ja osa-alueittain. Kokoamme siis tietoa laajasti hankkeen aikatauluista, kustannuksista, ympäristöolosuhteista, urakoitsijoiden suorituskyvystä ja muista kokonaisuuksista. Keräämällä ja analysoimalla näitä tietokokonaisuuksia rakentamiemme kaavojen avulla, saamme kokonaisvaltaisen näkemyksen hankkeen dynamiikasta, mikä mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon.

Avainasemassa on koko datan hallinta. Tietoa kerätään koko projektin ajan, analysoidaan ja siitä tuotetaan ohjausta tukevia raportteja. Lopulta tieto otetaan talteen ja käytetään hyödyksi seuraavissa projektien suunnittelussa.

Ratkaisumme taustalla on sen tiedostaminen, että vaikka suurissa investointihankkeissa käytetään nykyään tietomallinnusta ja dataa liikkuu paljon, olemassa olevaa tietoa ei ole pystytty jalostamaan ja hyödyntämään projektien ohjauksessa. Jotta tähän päästäisiin, lähdimme rakentamaan kokonaisuutta, jossa aikataulut, kustannukset ja muut seurannat yhdistetään yhteen tietokantaan, josta ne on helppo raportoida projektijohdolle, mutta myös esimerkiksi sijoittajille.

Tämä on ollut tietomallintamisen yhtenä tavoitteena alusta saakka, mutta kehitystä ovat jarruttaneet muun muassa softien suljetut rajapinnat, jotka ovat nyt vapautuneet. Asioita on myös ajateltu pelkästään tietomallinnuksen näkökulmasta ja odotettu, että tietomalli ratkaisee kaiken. Me olemme taas ajatelleet oman ratkaisumme laajemmin: jos tietomallissa ei ole kyseistä tietoa, pystymme tuomaan sen toista kautta ja yhdistämään tietomallin kanssa. Mallien ja tietojen yhdistäminen tuottaa reaaliaikaista määrä- ja kustannustietoa, joka päivittyy jatkuvasti. Lopputuloksena saamme ulos käyttökelpoista ja merkityksellistä tietoa.

Miten tietoa näytetään ja käytetään?

Kehittämässämme tiedolla johtamisen ratkaisussa yhteen kootun datan raportointi perustuu reaaliaikaiseen ja tarkkaan tiedon visualisointiin, jonka ansiosta se pystytään esittämään helposti ymmärrettävästi ja käyttäjäystävällisesti. Raporttien ja mittarien visualisoinnin mahdollistaa BIM-mallien ja ulkoisten tietolähteiden integrointi. Tämä mahdollistaa myös sen, että samasta materiaalista voidaan näyttää eri kohderyhmien tarpeisiin soveltuvaa tietoa.

Investoijille pystymme tarjoamaan reaaliaikaista tietoa helpolla ja havainnollisella tavalla raportoituna esimerkiksi viikkoraporteissa. Tämä tapahtuu muutaman mittarin avulla, jotka näyttävät yhdellä vilkaisulla ajantasaisen yleistilanteen projektista ja miten se etenee kustannusten ja aikataulujen suhteen.

Havainnolliset mittarit näyttävät yhdellä vilkaisulla ajantasaisen yleistilanteen projektista.

Haluttaessa on mahdollista siirtyä syvemmälle katsomaan dataa, joka näyttää tarkemmin, mitä projektissa on tapahtunut ja mistä kiinnostuksen kohteena olevat muutokset ovat johtuneet. Tämä projektinjohdon tarpeisiin suunnattu tieto mahdollistaa esimerkiksi hankkeen kokonaisseurannan S-käyrän avulla, jossa siis seurataan tuotannon etenemistä ja kustannuksia suhteessa aikatauluun. Samoin se mahdollistaa elinkaariarvioinnin (LCA) laskelmat ja vähähiilisyyden hallinnan yksityiskohtaisia hiilijalanjälkiraportteja varten koko rakennuksen elinkaaren ajan.

Tarvittaessa asioita on mahdollista nähdä yksityiskohtaisesti rakenneosan takkuudella.

Tiedolla johtamisen näkökulmasta on tärkeää, että dataan on mahdollista päästä niin syvälle, että asioita voidaan nähdä yksityiskohtaisesti rakenneosan tarkkuudella. Projektinjohto pystyy katsomaan juuri sen hetken tilanteen esimerkiksi siitä, paljonko hankkeen suunnitelmien mukaan tarvitaan paaluja ja pilareita suhteessa budjettiin, mikä on niiden hinta, mitä on missäkin asennettu, mitä on asentamatta ja miten niiden osalta ollaan aikataulussa.

Mitä hyötyä tiedolla johtamisesta on?

Tiedolla johtamisen mahdollistuminen tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että investointihankkeessa osataan tehdä oikeita päätöksiä oikeaan aikaan. Kun keräämme ja jalostamme todellista toteumatietoa, tunnistamme poikkeamat nopeammin, mikä mahdollistaa ennakoinnin. Näemme nopeammin sen, missä projekti on tällä hetkellä menossa ja mihin se menee, ellemme tee ohjaustoimenpiteitä. Parhaassa tapauksessa projektijohto voi keskittyä ratkaisemaan ongelmia, jotka eivät ole vielä toteutuneet.

Käytettävissä olevan datan ansiosta hankkeen kokonaisseuranta on mahdollista S-käyrän avulla.

Samalla byrokratia vähenee, kun on vähemmän raportteja, vähemmän erikseen kerättävää tietoa ja vähemmän yhdisteltäviä excel-taulukoita. Periaatteessa meillä voi olla yksi raportti, joka sisältää eri näkymiä ja joka päivittyy sitä mukaa, kun tieto muuttuu taustalla. Kun raportointi tapahtuu yhdellä alustalla, ei tarvita exceleitä, pdf:ä tai softaa, johon täytyy investoida ja kouluttautua.

Oppimisen ja tulevien hankkeiden näkökulmasta erittäin suuri hyöty on myös se, että hankkeen aikana ja sen päätyttyä voidaan aina peruuttaa haluttuun kohtaan ja koko hanke voidaan purkaa jälkikäteen tarkasti. Tämä on mahdollista, koska tietoa syötetään jatkuvasti hankkeen aikana ja se on kootusti yhdessä paikassa. Tiedämme siis jälkikäteen täsmällisesti, kuka on tehnyt ja mitä on tapahtunut missäkin ja mitä on laskutettu. Tämä vähentää riitoja, mutta tarjoaa myös aivan uudenlaisia mahdollisuuksia oppimiseen. Kun tunnistamme, että joku asia on mennyt projektissa odotettua paremmin tai huonommin, pääsemme kiinni näiden asioiden juurisyihin, kun pystymme pääsemään käsiksi dataan ja analysoimaan sitä.

Kun meillä on tällä tavalla systemaattisesti dokumentoituna kaikki hankkeeseen liittyvä, se antaa äärettömän vahvan pohja seuraavien hankkeiden suunnittelulle. Jatkuva tiedonkeruu ja -hallinta mahdollistavat monihankehallinnan, jossa hyödynnetään historiatietoja tehokkuuden parantamiseksi tulevissa hankkeissa.

Mitä siirtyminen tiedolla johtamiseen edellyttää projektiin osallistuvilta?

Usein periaatteessa hyvätkin uudistukset ovat haastavia toteuttaa, koska ne vaativat muutoksia toimintatapoihin, koulutusta tai investointeja. Meillä yksi ratkaisumme lähtökohdista oli, ettei se edellytä sen paremmin asiakkailtamme kuin urakoitsijoilta ohjelmistohankintoja, koulutustarvetta eikä lisätyötä tai työtapojen muutosta. Ainoat vaatimukset ovat tietomallin käyttäminen projektissa ja tietojen järjestelmällinen ylläpito.

Tässä tietojen ylläpidossa on pysytty urakoitsijoille tutussa formaatissa. Niiden taustalla vain pyörivät omat kaavamme, jotka mahdollistavat mittarien saamisen tiedosta irti päätöksenteon tueksi. Eroa on siinä, että kun tiedot täytetään nykyään esimerkiksi kerran kuukaudessa ja lähetetään eteenpäin, tiedolla johdettaessa niitä voi täyttää päivittäin, jolloin saadaan koko ajan ulos tietoa siitä, miten projekti etenee.

Missä tällä hetkellä mennään?

Kuten kirjoituksen alussa totesin, uutta ratkaisua ollaan ottamassa vähitellen käyttöön. Tällä hetkellä olemme tilanteessa, jossa jokainen osa-alue on viety tuotantoon ja nyt tehdään työtä niiden integroimiseksi yhteen pakettiin.

Kirjoittaja, Senior Consultant Kim Hagelberg, on ollut Fimpecissä keskeisessä roolissa tiedolla johtamisen kehittämisessä.

Haluatko lisää tietoa siitä, miten Fimpec johtaa tiedolla. Ota yhteyttä:

Johan Appelqvist
operatiivinen johtaja, kustannusjohtaminen
puh. +358 50 466 0907
email: johan.appelqvist(at)fimpec.com

Palaa uutisiin