Sju ingredienser som karaktäriserar ett framgångsrikt projekt

Fimpecs nye och rutinerade team leader, Dennis Karlsson, arbetar som teknisk projektledare industri. Dit kom han alldeles nyligen efter två år på Afry. Det var både möjligheten att vara med på en ny resa i en mindre organisation med lite nya idéer som lockade parat med en rejäl dos övertalning. Som västeråsare har han arbetat en hel del med olika järnvägsprojekt, senast som utsänd till Kirunagruvan och dess malmtranporterande järnväg.

Under ett långt liv med olika byggprojekt, reflektioner och funderingar har han hittat ett antal vinnande koncept för att få projektledningsarbetet att flyta på. Här delar han med sig av sina ibland surt förvärvade sju ingredienser i ett lyckat projekt.

1. Utan rätt prioriteringar redan från början är det lätt att köra av vägen

Många projekt faller på otydligheten i de kontrakt som styr projektet. Ju mer gråzoner och otydlighet av vad som ska göras, vad som ingår och vad som inte ingår desto mer gnissel i maskineriet och risk för dålig energi med allt det medför i form av förseningar, sämre kvalitet och allmänt missnöje.

“Här behövs alltid kommunikation, med uppdragsgivare, underleverantörer och medarbetare. Ju tidigare desto bättre. Då vet vi med en gång om det är något vi tolkar på olika sätt och så kan vi passera det hindret på ett smidigt sätt. Det är viktigt att vi är tydliga och att vi har samma syn på vad som ska göras och vilka prioriteringar vi behöver göra”, kommenterar Dennis.

Alla ska veta sina ansvarsområden och veta att de måste säga till direkt om något inte fungerar som det är tänkt.

”Inga förskönande omskrivningar som kan misstolkas. Det får man alltid tillbaka. Har det blivit problem så löser vi dem så fort som möjligt med kunden.”

2. Teamkänslan övervinner många hinder

Hela teamet ska känna att de är delaktiga i projektet och alla ska känna att de är med och drar åt samma håll. Projektledarna ska regelbundet lämna skrivbordet och bege sig till platsen där det händer, vara med och ta del av hur det går, om något skaver eller om oväntade problem dykt upp. För problem dyker alltid upp.

“När man är ute på ett bygge ska man ha lämplig klädsel så man kan hugga i om det skulle behövas. Inte stå vid sidan om i slips och finskor, det skapar bara avstånd och bygger inte teamet. För ett väl fungerande team klarar alltid uppgifterna snabbare och med högre kvalitet.”

3. Jobba med det du är bäst på

Ibland kan det vara bra om arbetsuppgifterna i teamet växlar. Det är precis som ett fotbolls- eller hockeylag där alla behöver finna den uppgift de är bäst på. I vissa fall kan någon ha liten erfarenhet av en ny uppgift men med stöttning och tilltro går det ofta att lösa. Detta kräver naturligtvis att projektledaren har en närvaro på arbetsplatsen och ser, kan hjälpa till att lösa samt stötta gruppen.

4. Projektägare och ledning tar ansvar

Den som leder projektet tar tillsammans med ledningen ansvar för det som händer. Ingen gillar folk som skyller ifrån sig, minst av alla uppdragsgivarna. Det förstör allt. Om någon inte klarar sin uppgift, hinner med eller om något går fel var det för att projektledare och ledning inte tagit höjd för detta.

Det ska också kommuniceras med alla inblandade så fort som möjligt. Alla kan acceptera att misstag och problem uppstår så länge som ledningen tar ansvar och sätter igång med att ställa saker till rätta.

5. Alla måste känna till projektmodellen

Tydlighet med vad som förväntas för var och en fram till olika datum. Alla i projektet måste förstå vad de ska göra. Det är oerhört viktigt att alla är med och drar åt samma håll. Här är det ständig kontakt och ständig kommunikation som gäller. Så att det finns en lojalitet mot projektet.

“Då blir det också viktigt med feedback från gruppen. I ett lag vill man naturligtvis inte ha någon som ständigt gnäller men om det förekommer så följ upp vad som ligger till grund för gnället så att alla känner att de lyssnas på och be dem föreslå förändringar. Alla ska känna ansvaret för lösningarna inte bara problemformuleringarna.”

6. Förstå vad som är viktigt för kunden

Det är kunden som betalar räkningarna i slutändan och det är kunden som måste bli nöjd. Men det vet alla. Därför behövs en dialog med kunden också. Så att även uppdragsgivare och projektledare har en samsyn om vad som ska göras.

“Det händer faktiskt ganska ofta att man tänker att en kund bara är ute efter att få ett bra pris eftersom det är många prisdiskussioner. Men min erfarenhet är att det ofta är lätt att gå fel här. Ett samtal med uppdragsgivaren kan ofta klargöra att kvaliteten är betydligt högre prioriterad än man först trott och att uppdraget ska vara utfört på ett speciellt sätt. Om något inte ryms inom det befintliga kontraktet ska det kommuniceras så fort det upptäcks. Annars blir det jobbigt längre fram. Det är också få saker som kunder uppskattar lika mycket som proaktiva förbättringsförslag. Det visar på ansvarstagande för projektet. Uppskattas nästan alltid.”

7. Målet är rätt kvalitet i rätt tid

Sammanfattningsvis gäller det att komma fram till rätt kvalitet i rätt tid. Ganska självklart men viktigt att hålla i minnet.

“Den som varit med ett tag vet att du alltid behöver ta höjd för de strulfaktorer och oväntade händelser som alltid inträffar. Skulle de inte göra det är det en ren bonus. Jag har gjort många dyrköpta erfarenheter den vägen. Då är det viktigt med projektledare som förstår tekniken och vet var det kan strula.”

Till slut vill Dennis trycka på att förutom det viktiga i snabb och korrekt information är det bra att flytta ansvaret för tekniken till delprojektledarna medan huvudprojektledaren håller greppet om helheten. Men det som bygger framgångsrika projekt är ett bra team som drar åt samma håll.

“Det är nog det viktigaste jag lärt mig under alla dessa år, avslutar han.”

Alla nyheter